Слишком сложно? Тогда запросите консультацию специалиста!
Наша компания занимается тем, что помогает студентам выполнять различные учебные работы на заказ. Вы можете ознакомиться с перечнем выполняемых работ, а так же с их стоимостью на странице с ценами.
Содержание информационного анализа АИТ.
Создание информационного обеспечения требует проведения ряда мероприятий по анализу существующего информационного обеспечения, созданного в условиях неавтоматизированной работы с тем, чтобы определить степень его пригодности и пути модификации для использования в АИТ. Проводятся также мероприятия, направленные на организацию подготовки, сбора, хранения и обновления информации для решения задач в условиях АИТ.
Под информационным анализом понимают изучение состава документов и определение объема формируемой и используемой информации, а также разработку схемы документооборота предприятия и модели информационных связей.
Как уже было отмечено, информационную базу предприятия составляет комплекс документов, архивов, картотек, информация которых будет использована в АИТ. В процессе производства используется информация о состоянии десятков тысяч реальных объектов: поставщиков, транспортных организаций, подразделений основного предприятия, материалов, покупных изделий, продуктов производства, зданий, оборудования, инструментов, кадров и т.д.
При этом номенклатура элементов каждой из перечисленных групп непрерывно изменяется и дополняется, и это должно найти отражение в информационных массивах АИТ.
Анализ потоков и состава документированной информации на предприятии выполняется в два этапа:
- изучают и упорядочивают документы и содержащуюся информацию, классифицируют и описывают характеристики документов и показателей;
- анализируют применяемую на предприятии документированную информацию и разрабатывают мероприятия по устранению бесполезной ее избыточности и по рационализации информационных связей и структуры документов.
Для анализа документированной информации необходимо определить состав исходного множества применяемых на предприятии документов и содержащихся в них наименований показателей. Затем документы и показатели классифицируют на группы по сходным частным признакам. При составлении описи вначале записывают все документы, поступившие от внешних организаций, затем первичные документы, замоленные в данном подразделении, затем производственные документы (входные - сначала внешние, потом внутренние).
Для информационных характеристик объекта автоматизации проводится на основе собранных материалов обследования после их предварительной обработки и систематизации. Работы по анализу рекомендуется проводить в следующей последовательности:
- составления перечня документов, формируемых в каждом структурном подразделении или функциональной подсистеме. Затем производится группировка документов по основным классификационным признакам;
- анализ терминологии, применяемой в документах, и обеспечении смыслового единства информации;
- систематизация, группировка и анализ применяемых показателей;
- классификация показателей, разработка системы кодирования и шифрации документов и показателей;
- построение схемы документообразования (схем взаимосвязи документов);
- построение маршрутов движения документов в структурных подразделениях и функциональных подсистемах;
- анализ маршрутов движения документов и выявления элементов нерациональной организации потока информации;
- построение схем взаимосвязи показателей и их анализ;
- анализ алгоритмов формирования показателей;
- построение схемы документооборота в целом по предприятию, т.е. составление информационной модели объекта;
- расчет объемов и интенсивности потоков информации в структурных подсистемах и в целом по предприятию за месяц, квартал, год;
- разработка рекомендаций по устранению дублирования документов и показателей, унификации и стандартизации форм движения документов и схем формирования показателей.
Определение общего перечня форм документов, циркулирующих в отдельных структурных подразделениях, и группировка документов по основным классификационным признакам - одна из первых задач АИТ. Обычно количество форм документов, разрабатываемых и поступающих в подразделения значительно больше, чем общее количество форм документов предприятия.
Для дальнейшего анализа все документы делят на внутренние, разрабатываемые на предприятии, и внешние, поступающие из внешней среды. Такое разделение позволяет определить документы, которые можно разделить или для которых можно изменить маршруты их движения, и те документы, для которых реализация этих процедур затруднительна. В частности, документы, связанные с внешней средой, можно изменить только после согласования с ней.
Большое значение при проектировании технологического процесса обработки данных имеет периодичность составления и обработки данных на предприятии. Она позволяет определить последовательность обработки данных и учитывает степень загрузки ЭВМ.
При анализе информационных потоков необходимо также произвести группировку документов, циркулирующих на предприятии, в зависимости от способа их получения. Здесь можно выделить две группы документов: первичные и сводные.
Классификация и группировка первичных документов признакам позволяют провести их анализ для унификации в целях сокращения количества их реквизитов, устранения повторяющихся показателей и перенесения постоянных и нормативных показателей в "память" системы.
Для анализа маршрутов движения документов, технологии их обработки и рационализации документооборота по каждому подразделению строятся организационные схемы потоков информации. Такая схема представляет собой таблицу, где в строках указаны документы и перечень операций по их обработке, а столбцах - управленческий персонал, выполняющий соответствующие операции по обработке документов.
Условные обозначения:
-возникновение документа;
-обработка документов;
-утверждение и согласование документа;
-движение документа;
-формирование документа на основе информации в других документах.
В поле таблицы представлены пути движения документа от одного структурного подразделения к другому и формирование каждого документа внутри тех или иных подразделений. Условные обозначения показывают, где возникает документ, где хранится после завершения всего цикла обработки и т.д.
| П1 | П2 | П3 | П4 | П5 | |
    Д1
| |||||
   Д2
| |||||
 Д3
| |||||
 Д4
|
Схема дает возможность выявить:
- дублирование операции, когда аналогичные по содержанию документы возникают в разнородных структурных подразделениях на основании одного и того же массива информации;
- сложный маршрут движения документа с возвратом к исходным пунктам. Эту нерациональность можно устранить перераспределением функций;
- несоответствие структуры и функций отдельных подразделений. В этом случае пути движения документов делают изломы, т.к.
- документ передается в одно структурное подразделение и участвует в формировании какого-либо документа в другом подразделении. В случае соответствия структуры и функций подразделений документ используется для формирования какого-либо другого документа именно в том структурном подразделении, куда он передается.
-
Для проектирования новых схем организации и движения информации необходимы сведения о системе экономических показателей, используемых в данной подсистеме управления, об алгоритмах и математическом формальном аппарате их получения и преобразования. Анализ системы показателей осуществляется в процессе построения структурной схемы их взаимосвязи. Эта схема позволяет проследить, в каком документе впервые появляется показатель, как он участвует в формировании производных показателей в том же документе и в какие документы он еще переносится.
| D1 | D2 | |||||||
| a11 | a12 | a13 | a14 | a21 | a22 | a23 | ||
| D1 | a11 | |||||||
| a12 | ||||||||
| a13 | ||||||||
| a14 | ||||||||
| D2 | a21 | |||||||
| a22 | ||||||||
| a23 |
По строкам и столбцам таблицы отражаются все документы и показатели, которые разрабатываются в обследуемом подразделении. Они характеризуют процессы проведения всех расчетов, разработку и пользование их формирования всех исходящих документов. Столбец указывает, какие показатели используются для формирования показателя, записанного в данном столбце. Строка отражает, сколько раз и для создания каких показателей используются показатели данной строки. Эта схема позволяет проследить, в каком документе впервые появляется данный показатель, как он участвует в формировании производных показателей в том же документе и в какие документы еще переносится. Кроме этого, в схеме указываются алгоритмы формирования показателей. К структурной схеме взаимосвязи показателей применимы те же требования, что и к движению документов. Каждый производный показатель должен образовываться в каком-то документе и только один раз. Во все остальные документы он переносится по мере необходимости без каких-либо расчетных операций. Для анализа алгоритмов образования показателей разрабатывается символика, представляющая показатели, признаки и операции, выполняемые над нами.
