Слишком сложно? Тогда запросите консультацию специалиста!
Наша компания занимается тем, что помогает студентам выполнять различные учебные работы на заказ. Вы можете ознакомиться с перечнем выполняемых работ, а так же с их стоимостью на странице с ценами.
Вопрос 35. Работа с внутренними документами
1. Внутренниминазываются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.
К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.
2. На этапах подготовки и оформленияпорядок работы с внутренними документами такой же. как и с исходящими: составление проекта документа исполнителем;
проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа;
подписание документа руководителем (утверждение — в необходимых случаях);
регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объемах документов).
На этапах исполнения и завершенияработ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей); контроль исполнения документа; исполнение документа; проставление отметки об исполнении; подшивка исполненного документа в соответствующее дело.
1. Регистрация документа— запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима: для обеспечения сохранности документов; для удобства поиска документов; . для учета и контроля исполнения документов.
2. Формы регистрации документов:централизованная; децентрализованная;
смешанная.
Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).
Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.
3. Регистрируемые документы делятся на несколько групп,каждая из которых регистрируется отдельно: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; договоры (контракты) коммерческие;
документы, имеющие гриф ограничения доступа. Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица;
номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:
• 72 — порядковый номер документа по журналу регистрации;
• 1-5 — номер дела по номенклатуре.
4. Виды регистрации:
журнальная; карточная; компьютерная.
Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток — медленный поиск, особенно при больших объемах документов.
Журналы регистрации включают следующие графы:
номер документа;
дата документа;
дата поступления;
автор документа (внешняя организация-отправитель — для входящих документов);
адресат (корреспондент-получатель) — для исходящих документов;
количество листов документа;
резолюция;
исполнитель;
подпись исполнителя;
срок исполнения;
отметка об исполнении;
номер дела (папки0;
имя файла;
примечание.
Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки (регистрационно-контрольные карточки) располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток — возможны потери карточек.
В качестве граф регистрационной карточки используются те же графы, что и в журнале.
Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т. к. позволяет создать и автоматически поддерживать базы регистрации электронных документов и вести поиск по любому реквизиту документа.
Для компьютерной регистрации используются электронные регистрационно-контрольные карточки и электронные журналы с тем же набором граф, что и традиционные бумажные формы.
Система регистрами на ПК может быть создана: в среде систем управления базами данных (Access); с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus); в текстовом редакторе "Word" с помощью таблицы; другими программными средствами.
Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром ("пролистыванием") журнала или по разным "ключам" (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.). Недостаток компьютерной регистрации — возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.
Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа ("Для служебного пользования", "Коммерческая тайна" и др.), определяется специальными инструкциями.
5. Примерный список (перечень) нерегистрируемых документов включает:
поздравительные письма; приглашения;
рекламные письма, прайс-листы, каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения, сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой "лично"; программы конференций, совещаний и т. п.
